10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất: So sánh năm 2025

monday.com đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính dễ sử dụng và chức năng. Nó cung cấp 14 cách khác nhau để xem công việc của bạn (không tính các ứng dụng của bên thứ ba và các chế độ xem cụ thể theo chức năng), hơn 200 mẫu chất lượng cao và mọi thứ từ theo dõi thời gian cho đến tự động hóa, chia sẻ tệp nâng cao.

Không giống như nhiều nền tảng khác, monday.com không ngừng cải tiến phần mềm của mình với các tính năng và khả năng sáng tạo. Bộ công cụ AI tiên tiến mới của nó, được bao gồm trong mọi gói, có thể tự động hóa quy trình công việc, cung cấp những thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu và thậm chí quản lý tài nguyên để đạt hiệu quả tối đa. Một đội ngũ nhân viên số, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn 24 giờ mỗi ngày, cũng sẽ triển khai trong năm nay. Điều này đồng nghĩa bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng mình sẽ sử dụng phần mềm lỗi thời, nhưng bạn có thể sẽ cần bỏ thêm chút công sức để nắm bắt mọi thứ mà monday.com cung cấp.

Giao diện trực quan và các tùy chọn hỗ trợ mạnh mẽ đảm bảo rằng ngay cả những thành viên không rành về công nghệ nhất trong đội của bạn cũng có thể thích ứng với monday.com. Mặc dù bạn có thể đăng ký gói miễn phí, nhưng có một lựa chọn tốt hơn. monday.com có bản dùng thử miễn phí 14 ngày không yêu cầu thẻ tín dụng, nên bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng Pro của nó trước khi đầu tư vào một gói trả phí.

Sau nhiều tháng thử nghiệm tất cả các loại phần mềm quản lý dự án, tôi có thể nói với bạn rằng Smartsheet là một trong những công cụ có nhiều tính năng nhất thị trường. Giao diện của nó hơi nghiêng về phong cách kế toán với các nút màu xám và góc nhọn cũng như mất thời gian để nắm bắt. Nhưng một khi bạn đã quen với nó, nó sẽ trở nên cực kỳ dễ sử dụng và điều hướng.

Nếu bạn phải xử lý nhiều thông tin, Smartsheet có các công cụ để giúp bạn tổ chức mọi thứ. Bạn có thể tạo các báo cáo với thông tin từ bất kỳ tài liệu nào, thêm các bằng chứng được đóng dấu thời gian vào tệp video, tự động nhập câu trả lời từ một biểu mẫu vào bảng tính và còn nhiều nữa.

Tuy Smartsheet cung cấp giao tiếp theo thời gian thực thông qua bình luận, @nhắn tin, thông báo và cảnh báo, nhưng sẽ tốt hơn nếu có tính năng trò chuyện tích hợp trên tất cả các gói. Hiện tại, chỉ có tiện ích bổ trợ Resource Management (Quản lý Tài nguyên) được bao gồm trong gói Business hoặc mua thêm trên các gói cơ bản hơn mới cho bạn tính năng trò chuyện theo thời gian thực. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng Smartsheet là một đối thủ đáng gờm khi nói đến quản lý dự án.

Teamwork không có nhiều tính năng như một số công cụ khác trong danh sách này. Nhưng đây có thể là một điều tốt. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý dự án thì Teamwork là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Nói vậy không có nghĩa là nó thiếu bất cứ thứ gì quan trọng. Tôi mất chưa đầy 20 phút để thiết lập một dự án với một trang tổng quan tùy chỉnh, chế độ xem Gantt và nhật ký thời gian. Tính năng trình theo dõi nhiệm vụ là một điểm nổi bật, vì nó giúp các thành viên trong đội cập nhật tiến trình của một nhiệm vụ, ngay cả khi họ không được giao công việc nào. Và các công cụ cộng tác với khách hàng của nó thật sự xuất sắc.

Teamwork có thể khá đắt đối với những doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn và bạn sẽ cần nâng cấp gói để nhận các tính năng như trò chuyện trực tiếp và theo dõi thời gian, vì vậy tôi khuyên bạn nên đăng ký bản dùng thử miễn phí trước. Dù bạn có kế hoạch sử dụng Teamwork lâu dài hay không, tôi cho rằng nó vẫn là nơi tuyệt vời để tìm hiểu về các công cụ quản lý dự án. Và ai biết được? Có thể bạn sẽ yêu thích nó. Chắc chắn có rất nhiều điều để yêu thích, đặc biệt là đối với các công ty làm việc với khách hàng.

Zoho Projects đặc biệt tuyệt vời để giao tiếp trong một đội quy mô vừa. Bạn có thể liên hệ với đội của mình thông qua trò chuyện, các diễn đàn, trang và nhận xét được tích hợp sẵn cho các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi tùy chọn đều có công dụng riêng biệt.

Kết quả là phần mềm này tạo điều kiện giao tiếp thông suốt và cởi mở giữa các thành viên trong đội. Và đó là chưa tính đến các tích hợp với phần còn lại trong hệ sinh thái của Zoho, điều này biến Projects trở thành trung tâm một điểm đến đáp ứng mọi nhu cầu về năng suất của bạn.

Tuy quản lý dự án cơ bản đơn giản và dễ dàng cho người mới bắt đầu, nhưng các tính năng nâng cao hơn có đường cong học tập dốc khiến Zoho Projects không thực sự tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu giao tiếp hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của bạn, hoặc bạn đã là người dùng các ứng dụng năng suất của Zoho thì Zoho Projects chắc chắn nên nằm trong tầm ngắm của bạn.

Jira gần như đồng nghĩa với các dự án phần mềm và CNTT, và có lý do chính đáng. Nó được thiết kế cho các đội nhóm Agile để tạo một dự án và có một nguồn chân lý duy nhất cho tài liệu của nó, đồng thời, nó được tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho mục tiêu này. Ngoài các tính năng quản lý dự án tiêu chuẩn mà bạn mong đợi, bạn có thể tích hợp kho mã của mình để xem các thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về việc gì.

Bạn cũng sẽ có thể sắp xếp hợp lý hóa luồng công việc của mình bằng cách chia nhỏ dự án của bạn thành các không gian riêng biệt. Mặc dù điều này nghe có vẻ phản trực quan với năng suất của bạn, nhưng nó hoàn toàn phù hợp với phương pháp Agile. Ví dụ: thay vì bị phân tâm bởi các báo cáo lỗi mới đến, bạn có thể lưu chúng vào một dự án riêng biệt để xử lý trong lần chạy nước rút (sprint) trong tương lai.

Jira cũng có nhiều thứ để cung cấp cho các đội ngũ với quy mô khác nhau. Jira cũng có rất nhiều thứ để cung cấp cho các đội nhóm có quy mô khác nhau. Nó tuyệt vời cho các đội nhóm nhỏ và cá nhân nhờ gói miễn phí hào phóng của nó. Bạn sẽ không nhận được một số tính năng tiên tiến nhất (chẳng hạn như toàn quyền kiểm soát truy cập của người dùng), nhưng bạn sẽ nhận được dư thừa tính năng để duy trì hoạt động của dự án. Đối với những đội nhóm lớn hơn 10 người, các gói trả phí của Jira mang lại giá trị tuyệt vời – và thậm chí bạn sẽ được giảm giá trên mỗi người dùng nếu bạn có hơn 100 người dùng.

ClickUp là một nền tảng quản lý dự án linh hoạt mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình. Từ chế độ xem tùy chỉnh cho đến tự động hóa, bạn có thể cực kỳ chi tiết khi tổ chức các dự án và nhiệm vụ của mình. Bạn cũng có thể thử nghiệm bố cục và màu sắc để tùy chỉnh giao diện không gian làm việc của mình.

Nhờ có các tính năng như Whiteboards (Bảng trắng), đội ngũ của bạn có thể cùng nhau động não và thực hiện ý tưởng ở cùng một nơi. Các công cụ theo dõi thời gian, tài liệu và trò chuyện tích hợp sẵn của ClickUp được thiết kế để tập trung hóa luồng công việc của bạn – và tất cả chúng đều có sẵn trên gói miễn phí.

Nhược điểm? Số lượng lớn các tính năng và lựa chọn tùy chỉnh mà bạn nhận được có thể khiến bạn choáng ngợp, đặc biệt nếu bạn chỉ đang trong quá trình tìm hiểu. Tuy nhiên, nếu bạn sẵn sàng đầu tư thời gian và công sức, ClickUp là một trong những giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ, linh hoạt và phải chăng nhất thị trường.

HubSpot là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chứ không phải là một công cụ quản lý dự án, đó là lý do tại sao nó không được xếp hạng cao hơn trong danh sách của tôi. Bạn vẫn có thể thiết lập các nhiệm vụ, tạo quy trình công việc tự động và tạo các trang tổng quan tùy chỉnh. Chỉ có điều chúng không phải là những mục đích chính của ứng dụng này.

Mục đích chính của HubSpot là gì? Ừm, HubSpot cho phép bạn quản lý các quy trình bán hàng và tiếp thị. Với phần mềm được hỗ trợ bởi AI của HubSpot, bạn có thể thiết kế các chiến dịch hiệu quả hơn, củng cố mối quan hệ với khách hàng, theo dõi tài chính và cải thiện tương tác với khách truy cập trên trang web của bạn.

Bạn không thể truy cập quá nhiều tính năng quản lý dự án chẳng hạn như các chế độ xem dòng thời gian khác nhau hoặc tạo đường cơ sở. Nhưng những đội ngũ sử dụng Breeze AI Agents, Copilots và các công cụ Intelligence của HubSpot có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh thu. Nếu bạn cần một công cụ CRM và công cụ quản lý dự án tích hợp thành một, HubSpot có thể cung cấp những tính năng tốt nhất của cả hai bên với giá của một ứng dụng mà thôi.

Striven là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) với các mô-đun để quản lý dự án, tài chính, hàng tồn kho, CRM và nguồn nhân lực. Mặc dù chỉ là một phần nhỏ trong bộ công cụ mạnh mẽ của Striven, nhưng các tính năng quản lý dự án của nó có phạm vi rộng đáng kinh ngạc. Bạn nhận được tính năng theo dõi nhiệm vụ và thời gian, biểu đồ Gantt, mẫu dự án và nhiều cách thức để cộng tác với đội nhóm của bạn.

Giao diện rõ ràng và trực quan của Striven giúp bạn dễ dàng phân công công việc, lưu nhật ký số giờ hoặc tạo báo cáo để theo dõi tiến trình của mình. Ngoài ra, nhờ có kho lưu trữ tài liệu tích hợp, bạn có thể dễ dàng tìm và chia sẻ tệp.

Tuy nhiên, phạm vi sử dụng rộng không đi kèm với mức giá rẻ – đặc biệt nếu bạn chỉ cần chức năng quản lý dự án. Mặc dù vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một trung tâm phần mềm tất cả trong một để sắp xếp hợp lý mọi hoạt động kinh doanh của mình, bạn không thể tìm được lựa chọn nào tốt hơn Striven.

Như bạn có thể đoán được qua tên gọi, biểu đồ Gantt là điểm mạnh của TeamGantt. TeamGantt là một trong những ứng dụng đơn giản nhất để tạo biểu đồ Gantt. Mọi tính năng đều là kéo thả, giúp việc thêm các phụ thuộc, nhiệm vụ phụ và cột mốc trở nên dễ dàng.

Cùng với 33 mẫu sẵn sàng để sử dụng và một giao diện đẹp, bạn có được một công cụ cực kỳ thân thiện với người dùng để tạo biểu đồ Gantt chỉ trong vài phút.

Các dự án lớn hơn có thể đòi hỏi những chức năng nâng cao mà TeamGantt đơn giản là không cung cấp. Ngay cả đối với những dự án nhỏ, các tùy chọn cộng tác đội nhóm, chia sẻ tệp và theo dõi tài nguyên cũng bị hạn chế.

Tuy nhiên, TeamGantt là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn cần một biểu đồ Gantt đẹp mắt và bạn cần nó ngay bây giờ.

Với hầu hết các công cụ quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ năng suất đội nhóm, Bonsai nổi bật khi chỉ tập trung vào những người làm việc tự do và các công ty nhỏ. Những người làm việc tự do sẽ đặc biệt đánh giá cao các mẫu hợp đồng đã được luật sư hiệu đính, được tạo sẵn của Bonsai và trình tạo hợp đồng giúp thiết lập dự án tiếp theo của bạn một cách dễ dàng.

Tất cả các hợp đồng được lưu trữ trong công cụ CRM tích hợp, đồng nghĩa bạn không còn phải tìm kiếm trong vô số tệp để tìm tài liệu pháp lý của mình. Thêm nữa, mỗi khi bạn tạo một dự án mới, Bonsai sẽ tự động tạo hóa đơn cho bạn mà bạn có thể gửi chỉ với một cú nhấp chuột. Tất cả được gói gọn trong một giao diện trực quan, dễ sử dụng đã thực sự gây ấn tượng với tôi khi tôi đang thử nghiệm phần mềm này.

Thật không may, các công cụ quản lý dự án của Bonsai khá giới hạn so với nhiều công cụ khác trong danh sách này và bạn sẽ gặp khó khăn khi cộng tác với đồng nghiệp chỉ thông qua công cụ này. Nó không phù hợp lắm cho các đội ngũ tập đoàn hoặc các dự án chi tiết hơn. Tuy nhiên, nếu bạn là một người làm việc tự do hoặc một công ty nhỏ, các tính năng tự động hóa luồng công việc của Bonsai sẽ hoạt động hiệu quả để tối ưu hóa luồng công việc của bạn.